在我参与的很多CRM系统项目中，尤其是第一次实施Salesforce，项目负责人经常会问我两个问题：

1）我们需要多少CRM系统管理员？
2）如何挑选一个好的系统管理员？

 

虽然没有准确的公式来回答这些问题，但是肯定会有一些方法我可以用来帮助客户去判断他们需要多少管理员，同样也会找到哪些员工是这个工作的更佳候选人。

 

需要多少CRM系统管理员？
当涉及到分配多少个系统管理员的Profile给用户时，我的感觉就是少即是多。正如太多的厨师会糟蹋一锅好汤，太多的系统管理员可以轻易的改掉其它管理员的设置。

 

对于小的企业来说（大概50个用户左右的公司）我的建议是设置两个系统管理员。你可以设置一个首要的系统管理员和一个后备。即使是licese不断增加，系统管理员的数量也只能是用户数量占比很小的一部分，他们应该有很好的团队合作精神并了解整个公司Salesforce的路线图。（下面会详细描述）

 

一般我倾向于创建于定制Profile，也可以叫超级用户或高级用户，赋予他们一些系统管理员的权限但不是全部。例如，很多时候公司只是希望其它的管理员能够帮助操作几个功能，例如重置密码和创建一些公共的报表。所以定义一个新的profile并赋予他们相应的权限。（另一方面，夏季14版本已经将管理用户权限分为11个不同的权限，给用户提供更大的灵活性。你可以在版本注释中搜索 “More Specific Permissions for Managing Users” 寻找更多信息）

 

还有另外一个选择是可以利用代理管理员的功能来给某些用户一些特定的管理员权限。代理管理员可以在特定的角色范围内创建用户，重置密码等。

 

现在你可能对需要多少系统管理员有了一个认识，那么让我们再去看看如何找到合适的管理员。

 

什么造就了一个好的CRM系统管理员？

1.了解公司的业务流程
我所见过大多数成功的系统管理员都会出现在各个部门并理解他们的业务，至少是在战略层面上理解，各个部门和区域是如何用业务流程联系起来的。这种经验很重要，因为你需要了解当有改动时会对你公司整个Salesforce系统造成的影响。例如，如果一个销售告诉需要更改客户对象的配置，但是我们能从这个更改中获益多少以及这个改变会对整个系统带来什么影响？一个能力强的Salesforce系统管理员知道该和哪个部门的哪些人来沟通，以确认他们的需求是深思熟虑的。

 

2.有策略的工作
基于上面的观点，你的Salesforce管理员应该了解业务需求的优先级。在理想的情况下，你的Salesforce管理员将会有一个系统发布新功能的路线图。其他人可以利用这个路线图来了解哪些是关键需求，以及每个需求是如何影响其他队列中的项目的。

 

3.可以保守秘密
系统管理员的Profile给用户了一个“修改全部”的权限，每一个在系统中创建的记录都会被系统管理员看到。因此在选择系统管理员时我们要判断它是否会恶意的散发公司的信息。较令人担心的就是系统管理员在闲聊的时候说出，哇我们公司的某人获得了多么多的奖金或者我们公司的销售管道最近看起来简直太差了。如果在系统内存储了例如身份证，银行卡等信息，那么能够保守秘密就变的更加重要了。

 

4.关注细节
当管理了一个类似于Salesforce的系统时，一个小的错误可以对整个功能有很大影响。是否创建一个新的字段，分配权限给一个新的报表文件夹，或者是写一个公式，非常重要的是要先完整的审查并测试之后再发布到生产环境中。同样重要的是要记录每一次更改的原因。一个好的系统管理员将会确认每一个测试都会有文档记录。这不仅仅是确保终端的用户体验，也会帮助其他管理员在未来很好的理解当初系统的一些改变。

 

当然除了这些所有特征，如果有Salesforce.com的认证将更会锦上添花，好的候选人可以通过salesforce在线系统管理员培训课程来自助学习。一个系统管理员不需要太强的技术背景也可以成功。

 

结论
Salesforce已经开始影响你的业务各个方面，CRM系统管理员的角色已经变的越来越重要。能够选择恰当数量的管理员并确保他们都是合格的管理员将确保你的数据的安全性，你的系统会不断优化的以及你未来的系统变更是有规划性的。

 

除了上述观点，对于CRM系统如Salesforce管理员你还有什么好的建议？